MATERI 5
SELEKSI DAN PENEMPATAN SDM
Pentingnya Seleksi
Karyawan
Seleksi
(selection) adalah proses memilih dari sekelompok pelamar, orang yang paling
sesuai untuk menempati posisi tertentu dan untuk organisasi. Mencocokkan secara
tepat orang dengan pekerjaan dan organisasi adalah tujuan proses seleksi. Jika
orang-orang melebihi persyaratan (overqualified), kurang memenuhi persyaratan
(underqualified), atau karena selalu tidak cocok dengan pekerjaan atau budaya
organisasi, mereka akan menjadi tidak efektif dan mungkin meninggalkan
perusahaan, baik secara sukarela maupun tidak. Perusahaan yang memilih karyawan
yang berkualitas tinggi memetik keuntungan-keuntungan substansial yang terus
muncul selama karyawan tersebut masih bekerja di tematnya. Memilih orang yang
salah untuk setiap pekerjaan dapat sangat merugikan dari segi biaya. Michale J.
Lotito, matan ketua dewan direktur SHRM, menyatakan, “SDM telah secara
tradisional dipandang sebagai bagian lunak dari bisnis, namun saya berpendapat
bahwa menarik dan mempertahankan orang yang tepat bagi organisasi Anda
merupakan usaha utama dari bisnis karena disitulah terletak pondasi yang
mendasari segala sesuatunya”. Perusahaan-perusahaan kecil terutama, tidak bisa
menanggung kesalahan perekrutan karyawan. Menurut Dennis S. O’Reilly
Enterprises, perusahaan konsultan sumber daya manusia, “ketika kesalahan orang
yang tidak kompeten dalam perusahaan besar mungkin tidak memiliki konsekuensi
yang signifikan, tetapi kesalahan yang hampir sama yang terjadi dalam perusahaan
kecil mungkin bisa menghancurkan.
Faktor Lingkungan yang
Mempengaruhi Proses Seleksi
Proses
seleksi standar yang diikuti dengan konsisten akan sangat menyederhanakan
proses seleksi. Namun, kondisi sekitar mungkin menuntut adanya
perkecualian-perkecualian. Bagian-bagian berikut ini mendeskripsikan
faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi proses seleksi.
Fungsi-fungsi SDM
Lainnya
Proses
seleksi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hampir setian fungsi SDM lainnya.
Jika paket kompensasi yang ditawarkan kurang menarik dibandingkan yang
diberikan oleh pesaing perusahaan, menarik para pelamar dengan kualitas terbaik
menjadi sulit atau bahkan mustahil. Di sisi lain, jika proses seleksi hanya
memasukkan karyawan yang berkualitas marjinal pada perusahaan, organisasi
tersebut mungkin harus mengintensifkan upaya-upaya pelatihan.
Pertimbangan Hukum
Meskipun
tujuan dasar dari seleksi adalah menentukan kelayakan para kandidat untuk
dipekerjakan, seleksi juga penting bagi organisasi untuk memelihara
praktik-praktik non-diskriminatif. Panduan dalam menentukan jenis informasi
yang harus saya peroleh dari pelamar adalah: mengapa saya melontarkan pertanyaan
tersebut? Mengapa saya ingin mengetahui informasi tersebut? Jika informasi
tersebut berhubungan dengan pekerjaan, biasanya menenyakan informasi tersebut
sudah tepat.
Kecepatan Pengambilan
Keputusan
Waktu
yang tersedia untuk membuat keputusan seleksi juga bisa memberikan pengaruh
besar terhadap proses seleksi. Riset telah membuktikan bahwa
organisasi-organisasi yang mengisi pekerjaan dengan cepat cenderung memiliki
tingkat pengembalian laba total yang lebih tinggi bagi para pemegan saham.
Kondisi juga bisa mempengaruhi kecepatan yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan. Di sisi lain melaksanakan pencarian secara nasional untuk memilih
chief executive officer bisa memakan waktu yang berbulan-bulan, bahkan satu
tahun. Dalam birokrasi tidak jarang proses seleksi memakan waktu yang panjang.
Hierarki Organisasi
Organisasi-organisasi
biasanya menggunakan pendekatan-pendekatan yang berbeda untuk mengisi berbagai
posisi pada berbagai level. Di sisi lain, seorang pelamar untuk posisi klerikal
mungkin nakan menjalani tes pengolahan kata dan menghadapi wawancara kerja yang
singkat.
Kumpulan Pelamar
Jumlah
pelamar yang memenuhi syarat yang direkrut untuk sebuah pekerjaan membentuk
kumpulan pelamar (applicant pool). Proses seleksi bisa benar-benar selektif
hanya jika terdapat sejumlah pelamar yang memenuhi syarat. Tingkat pengangguran
yang rendah sering kali bermakna kumpulan pelamar berjumlah lebih kecil,
sementara tingkat pengganguran yang tinggi bisa memperbesar kumpulan pelamar.
Jumlah orang yang dipekerjakan untuk pekerjaan tertentu dibanding dengan jumlah
orang dalam kumpulan pelamar seringkali diungkapkan sebagai rasio seleksi
(selection ration) dengan rumus sebagai berikut:
Rasio
seleksi = jumlah orang yang
dipekerjakan
==========================================
Jumlah
pelamar yang memenuhi syarat (kumpulan pelamar)
Jenis Organisasi
Jenis
organisasi yang mempekerjakan orang seperti swastw, pemerintah atau niralaba
juga dapat mempengaruhi proses seleksi. Sistem pelayanan sipil pemerintah
biasanya mengidentifikasikan para pelamar yang memenuhi syarat melalui
penilaian kompetitif. Orang-orang yang dipertimbangkan untuk posisi pada
organisasi niralaba (seperti Pramuka, YMCA, atau YWCA) menghadapi situasi yang
berbeda. Tingkat gaji organisasi-organisasi tersebut mungkin tidak sekompetitif
organisasi swasta dan pemerintah. Dengan demikian orang yang mengisi posisi di
organisasi niralaba tidak harus memenuhi syarat, namun juga berdedikasi pada
pekerjaanya.
Masa Percobaan
Banyak
perusahaan mengunakan masa percobaan (probatiionary period) yang memungkinkan
perusahaan-perusahaan tersebut mengevaluasi kemampuan karyawan berdasarkan
kinerja yang dicapai. Dari sudut hukum, penggunaan masa percobaan dalam proses
seleksi sangat terkait dengan pekerjaan (job related). Dalam setiap kesempatan,
para karyawan yang baru direkrut membutuhkan pemantauan untuk menentukan baik
tidaknya keputusan perekrutan karyawan tersebut. Sepanjang masa perekrutan,
seorang karyawan bisa diberhentikan dengan sedikit atau tanpa alasan. Di sisi
lain, memberhentikan karyawan marjinal dalam perusahaan yang memiliki serikat
pekerjaan terbukti agak sulit setelah masa percobaan. Ketika sebuah perusahaan
memiliki serikat pekerjaan, penting sekali bagi proses seleksi untuk
megidentifikasi karyawa-karyawan yang paling produktif.
Proses Seleksi
Proses seleksi biasanya dimulai dengan
wawancara pendahuluan. Berikutnya, para pelamar melengkapi formulir lamaran
atau memberikan resume. Kemudian proses tersebut berlanjut dengan serangkaian
tes seleksi, satu wawancara kerja atau lebih, serta saringan pekerjaan yang meliputi pemeriksaan latar belakan dan
referensi.
Wawancara Pendahuluan
Proses
seleksi sering kali diawali dengan wawancara pendahuluan. Tujuan dasar dari penyaringan
awal pelamar ini adalah untuk menyisihkan mereka yang jelas-jelas tidak
memenuhi persyaratan-persyaratan posisi. Wawancara jenis ini bukan hanya
membangun citra baik perusahaan namun juga dapat memaksimalkan efektivitas
perekrutan dan seleksi. Selain wawancara pendahuluan tatap muka, beberapa
pilihan lain juga tersedia. Dua alternatif tersebut didiskusikan berikut ini:
Wawancara Telepon
Wawancara
telepon semakin banyak digunakan oleh para manajer perekrutan yang sibuk, yang
ingin memperkecil kumpulan pelamar sebelum mengadakan wawancara tatap muka.
Tujuan wawancara telepon adalah mengurangi waktu dan tenaga yaqng terbuang
dalam proses perekrutan. Wawancara telepon mungkin adalah cara paling murah
yang bisa dilakukan untuk bertukar informasi dengan para pelamar
dilokasi-lokasi yang jauh.
Rekaman Wawancara
Rekaman
wawancara adalah metode lain yang dapat mengurangi biaya seleksi dalam beberapa
situasi. Dengan menggunakan format wawancara terstruktur yang dirancang oleh
perusahaan yang membutuhkan karyawan, pewawancara dapat merekam respons pelamar
menggunakan video. Rekaman wawancara memiliki kekurangan tertentu dan tidak
bisa menggantikan wawancara personal. Namun sebagaimana halnya wawancara
telepon, rekaman wawancara membuat perusahaan dapat memperluas jangkauan
pencarian karyawan dan melibatkan lebih banyak orang dalam proses seleksi.
Pemeriksaan Lamaran
Meminta
kandidat melengkapi formulir lamaran kerja adalah awal lainya dalam proses
seleksi. Formulir lamaran yang dirancang dengan baik dan digunakan dengan benar
bisa sangat membantu karena informasi yang penting termuat disitu dan disajikan
dalam format standar. Formulir-formulir lamaran pada awal mungkin tidak
diperlukan untuk banyak posisi manajemen dan profesional. Dalam hal ini resume
sudah cukup. Formulir lamaran biasanya berisi bagian-bagian untuk nama, alamat,
nomor telepon, wajib militer, pendidikan, riwayat pekerjaan. Beberapa
pertanyaan yang telah tercetak biasanya termuat dalam formulir lamaran.
Pertama, dengan menendatangani formulir tersebut, pelamar menjamin bahwa
informasi yang diberikan pada formulir tersebut akurat dan benar. Para pemberi kerja
akan menolak para kandidat yang memberikan pernyataan-pernyataan yang tidak
jujur untuk isu-isu penting. Kedua, jika tidak dilarang oleh hukum negara
bagian, formulir tersebut harus pula mneyatakan bahwa pengisian posisi yang
bersangkutan bersifat kerja berdasarkan
keinginan (employment at will) dan pemberi kerja ataupun karyawan bisa
memutuskan hubungan kerja kapanpun dengan alasan apapun atau tanpa alasan sama
sekali. Terakhir, formulir tersebut harus memuat pernyataan dimana si kandidat
memberi persetujuan atas pemeriksaan latar belakang referensinya. Para manajer
ketenagakerjaan membendingkan informasi yang termuat dalam lamaran kerja
lengkap dengan deskripsi pekerjaan untuk menentukan terdapat atau tidaknya
potensi kecocokan antara persyaratan-persyaratan perusahaan dengan
kualifikasi-kualifikasi si pelamar.
Pemeriksaan Resume
Resume
adalah ringkasan berorientasi tujuan dari pengalaman, pendidikan, dan pelatihan
seseorang yang disusun untuk digunakan dalam proses seleksi. Resume harus
diarahkan untuk menunjukkan kesesuaian keterampilan dan kompetensi yang
dimiliki seseorang agar dapat menjalankan posisi yang teridentifikasi pada
pernyataan tujuan karier. Dalam menyusun resume untuk dikirim, pengirim harus
jujur.
Mengirim Resume melalui
Internet
Ketika
mengirim resume melalui internet, para pelamar harus menyadari bahwa hamper
semua perusahaan besar menggunakan system pelacakan otomatis. System ini
memindai resume-resume menjadi basis data,mencari basis data berdasarkan
perintah, menurut jumlah hit yang
diterimanya. Kata kunci (keyword)
adalah kata atau kalimat yang digunakan untuk mencari basis data resume-resume
yang cocok.
Berikut
ini beberapa rekomendasi tambahan yang perlu diikuti jika seseorang ingin
resume-nya terpindai :
·
Hindari penggunaan karakter-karakter
khusus.
·
Jangan menggunakan tab, gunakan spasi.
·
Jangan menggunakan fitur wordwrap ketika menyusun resume Anda;
tetapi gunakan hard carriage returns untuk menyisipkan spasi baris.
·
Gunakan jenis dan ukuran huruf default.
·
Jangan menggunakan huruf tebal dan huruf
miring.
·
Jangan menggunakan blok.
·
Jangan menggunakan kolom
·
Jangan menempatkan nama atau baris pada
sisi-sisi resume.
Tes seleksi: Keuntungan
dan Masalah Potensial
Karena
dirasakan terdapat kekurangan pada alat-alat seleksi yang sudah ada, banyak
perusahaan telah menambahkan tes prakerja pada proses perekrutan karyawan.
Tes-tes tersebut merupakan tes penilaian bakat, kepribadian, kemampuan, dan
motivasi para karyawan potensial yang memungkinkan para manajer dalam memilih
para kandidat berdasarkan kesesuaian mereka dengan posisi-posisi yang
dibutuhkan dan budaya perusahaan.
A.
Keuntungan
Tes Seleksi
Riset
menunjukkan tes yang dibuat secara khusus bisa menjadi alat yang handal dan
akurat untuk memprediksi kinerja di tempat kerja (on-the-job performance). Biaya tes kerja lebih murah dibandingkan
biaya perekrutan karyawan secara keseluruhan, dan program yang sukses akan
meningkatkan hasil akhir perusahaan. Alasan perusahaan menggunakan tes adalah
untuk mengidentifikasi sikap dan keterampilan yang terkait dengan pekerjaan
yang tidak dapat dinilai langsung melalui wawancara. Tes merupakan cara yang
lebih efisien untuk memperoleh jenis informasi tersebut dan bisa member hasil
berupa dipekerjakannya orang-orang dengan kualitas yang lebih baik.
B.
Masalah
Potensial Penggunaan Tes Seleksi
Tes-tes
seleksi bisa secara akurat memprediksi kemampuan pelamar dalam menjalankan
pekerjaan tersebut, atau yang disebut kemampuan
mengerjakan (can do), namun tes-tes tersebut kurang begitu bisa menunjukkan
sampai seberapa jauh seseorang akan termotivasi untuk menjalankan pekerjaan
tersebut, atau yang disebut kemampuan
mengerjakan (will do).
Para
pemberi kerja harus menyadari bahwa tes-tes bisa secara tidak sengaja bersifat
diskriminatif. Tes prakerja terkait dengan dua jenis kewajiban hukumm :
1. Gugatan
hukum dari para pelamar yang mengklaim bahwa tes tidak berhubungan dengan
pekerjaan atau mendiskriminasikan secara tidak adil terhadap kelompok tertentu
dan melanggar hukum ketenagakerjaan federal.
2. Gugatan
perekrutan karyawan yang terabaikan
(negligence hiring) yang diajukan oleh para korban perilaku buruk atau
ketidak kompetenan karyawan
Karakteristik
Tes Seleksi yang Dirancang dengan Tepat
Tes
seleksi yang dirancang dengan tepat
bersifat terstandardisasi, objektif, berdasarkan pada norma-norma yang baik,
andal, dan yang terpenting adalah valid.
A.
Standardisasi
Standardisasi (standardization) adalah keseragaman
prosedur dan kondisi yang terkait dengan pelaksanaan tes.
B.
Objektivitas
Objektivitas (objectivity) adalah dimana kondisi yang dicapai ketika
setiap orang yang menilai tes memberikan hasil yang sama.
C.
Norma
Norma (norm) adalah kerangka acuan untuk
membandingkan kinerja seorang pelamar dengan pelamar lainnya.
D.
Reliabilitas
Reliabilitas (reliability) adalah derajat sampai di
mana tes seleksi memberikan hasil yang konsisten.
E.
Validitas
(Keterkaitan dengan Pekerjaan)
Validitas (validity) adalah derajat sampai di mana tes mengukur apa yang ingin
diukurnya.
Jenis-Jenis
Studi Validasi
A.
Validitas
Terkait Kriteria
Validitas terkait
criteria (criterion-related validity)
adalah metode validasi tes yang membandingkan skor-skor tes seleksi dengan
beberapa aspek kinerja pekerjaan yang telah ditetapkan, misalnya dengan
penilaian kinerja.
B.
Validitas
Isi
Validitas isi (content validity) adalah metode validasi
tes di mana seseorang menjalankan tugas-tugas tertentu yang benar-benar
diperlukan oleh pekerjaan atau
menyelesaikan tes tertulis yang mengukur pengetahuan pekerjaan yang relevan.
C.
Validitas
Konstruk
Validitas konstruk (construct validity) adalah metode
validasi tes yang menentukan kemampuan tes dalam mengukur konstruk-konstruk
atau cirri-ciri tertentu yang menurut analisis pekerjaan dianggap penting untuk
menjalankan pekerjaan.
Jenis-Jenis Tes
Kerja
A.
Tes
Bakat Kognitif
Tes bakat kognitif (cognitive aptitude test) adalah tes yang
menentukan kemampuan analisis umum, daya ingat, kosa kata, kelancaran verbal,
dan kemampuan numeric.
B.
Tes
Kemampuan Psikomotor
Tes pengetahuan
psikomotor (psychomotor abilities test)
adalah tes yang mengukur kekuatan, koordinasi, dan kecepatan.
C.
Tes
Pengetahuan Pekerjaan
Tes pengetahuan
pekerjaan (job-knowledge test) adalah
tes yang mengukur pengetahuan kandidat mengenai tugas-tugas dari pekerjaan yang
dilamarnya.
D.
Tes
Sampel Kerja
Tes sampel kerja (work sampel test) adalah tes yang
mengharuskan pelamar menjalankan tugas atau sekumpulan tugas yang mewakili
pekerjaan.
E.
Tes
Minat Kerja
Tes minat kerja (vocational interest test) adalah tes
yang menunjukkan pekerjaan yang paling diminati seseorang dan pekerjaan yang
kemungkinan paling memberikan kepuasan.
F.
Tes
Kepribadian
Tes kepribadian (personality test) adalah ukuran-ukuran
yang dilaporkan oleh diri sendiri berkenaan dengan pembawaan, temperamen, atau
sikap seseorang.
Bentuk –Bentuk Tes Yang
Unik
Tiga
bentuk tes yang unik –tes genetika, graphoanalysis (analisis tulis tangan)dan
tes poligraf akan didiskusikan.
Tes Genetika
Tes genetika
(genetic testing) diberikan untuk mengidentifikasi kecenderungan akan
penyakit-penyakit keturunan, termasuk kanker, penyakit jantung, gangguan syaraf
da penyakit-enyakit bawaan.
Seiring
berkembangnya riset genetika, uncullah keterkaitan yang kuat antara
mutasi-mutasi gen tertentu dengan penyakit-penyakit. Para ilmuwan telah
menyusun seluruh rangkaian instruksi genetika yang membangun tubuh manusia dan
para pemimpin dunia menyamakan prestasi ini dengan keberhasilan manusia ke
bulan. Hal tersebut membawa harapan sekaligus kekhawatiran bagi para pelaksana
tes kerja lapangan.
Tes-tes genetika
bisa memprediksi kecenderungan mengidap suatu penyakit. Namun tes-tes tersebut
tidak bisa mengatakan kapan tepatnya seseorang mengidap penyakit tersebut (pada
usia 30 atau 90?). Disamping itu, setiap
orang memiliki beberapa gejala terkaitnya penyakit (pre-existing condition).
Ada dua alasan utama diberlakukannya tes genetika. Pertama, tes yang bersifat
prediktif memungkinkan para pemberi kerja menolak karyawan-karyawan tertentu
dan memelihara ngakatan kerja yang lebih produktif. Tes genetika menawarkan
cara bagi perusahaan untuk meramalkan biaya-biaya perawatan kesehatan yang
mungkin timbul dan menghindari penarikan para kandidat beresiko tinggi. Manfaat lainnya adalah bahwa tes tersebut
memungkinkan intervensi therapeutic, sehingga memungkinkan para pengidap penyakit
mendapatkan terapi yang tepat.
Kekhawatiran
utama atas tes genetika terkait dengan kemungkinan penyalahgunaan informasi.
Beberapa pihak mempersepsikan proses tersebut sangat menganggudan percaya bahwa
hal tersebut mengkomunikasikan kepada para karyawan bahwa perusahaan
benar-benar tidak peduli terhadap mereka. Disamping itu, begitu hasil tes
genetika masuk dalam catatan kesehatan, hasil-hasil tersebut bisa tersedia bagi
para pemberi kerja dan pemberi asuransi tanpa sepengetahuan atau persetujuan
orang yang bersangkutan. Mengetahui bahwa kecenderungan genetic bisa diturunkan
tu adalah satu hal, tetapi mencatat informasi tersebut dalam dokumen personalia
orang tersebut adalah hal lain.
Graphoanalysis
(Analisis Tulis Tangan)
Penulisan
analisis tulis tangan sebagai faktor seleksi disebut graphoanalysis. Banyak
pilihan di Amerika Serikat memandang bahwa analisis tulis tangan sama dengan
pembacaan gaib atau astrologi. Namun di Eropa, banyak pemberi kerja menggunakan
graphoanalysis untuk membantu menyaring dan menempatkan para pelamar kerja.
Ada dua analisis
berbeda dalam analisis tulis tangan, yaitu :
1).
Teori Gestalt yang dikembangkan di Jerman
2).
Metode Pembawaan (trait) yang dikembangkan terutama di Prancis, Inggris, dan
Amerika Serikat.
Tes Poligraf
Selama bertahun-tahun, cara lain
yang digunakan untuk memverifikasi informasi latar belakang adalah poligraf
atau tes detector kebohongan. Salah satu manfaat poligraf adalah untuk
memperkuat atau membuktikan kesalahan informasi ng termuat dalam formulir lamaran.
Namun, Employee Polygraph Protection Act
tahun 1988 membatasi secara ketat penggunaan tes poligraf pada sektor swasta.
Undang-undang tersebut mengharamkan penggunaan tes poligraf oleh setiap pemberi
kerja yang terlibat dalam perdagangan antar Negara bagian. Namun demikian undang-undang tersebut tidak
bagi para pemberi kerja pemerintah dan ada beberapa pengecualian yang terbatas.
Undang-undang tersebut mengizinkan penggunaan tes poligraf pada sektor swasta
untuk para calon karyawan perusahaan layanan keamanan serta produsen,
distributor, dan penjual obat-obatan. Undang-undang tersebut juga mengizinkan
dengan batasan-batasan tertentu tes poligraf untuk para karyawan yang diduga
kuat terlibat dalam insiden ditempat kerja namun orang-orang yang menjalani tes
poligraf juga memiliki sejumlah hak tertentu seperti hak untuk menuis
pemberitahuan sebelum pelaksanaan tes.
Tes
Online
Dewasa ini
semakin banyak perusahaan yang menggunakan internet untuk menguji berbagai
keterapimlan yang diperlukan oleh para pelamar. Perusahaan bisa merancang dan
membuat tesnya sendiri secara online atau menggunakan sumber eksternal. Dengan
biaya yang murah, suatu perusahaan dapat memastikan keterampilan para kandidat
secara online tanpa harus bertemu mereka. Tes-tes tersebut tidak
sekedarmenentukan lolos atau gagal saja, namun juga mengukur level keterampilan
para pelamar. Beberapa lembaga penegakan hukum menerima lamaran-amaran dan
melaksanakan tes awalnya melalui internet.
Tes
Penilaian
Pusat
penilaian (assessment ceter) adalah pendekatan seleksi yang mengharuskan
orang-orang menjalankan aktivitas-aktivitas yang mirip dengan apa yang mungkin
nantinya mereka alami pada pekerjaan yang sebenarnya.
Pusat
penilaian adalah salah satu alat paling ampuh untuk menilai bakat manajerial.
Riset telah membuktikan betapa validnya pendekatan pusat penilaian dalam
mengeluasi kinerja pekerjaan saat ini dari para karyawan dan juga menetukan
seberapa baik mereka akan menangani tugas-tugas yang diperluas.
Dalam
sebuah pusat penilitian, para kandidat mengerjakan sejumlah latihan yang
menstimulasi tugas-tugas yang akan mereka jalankan pada pekerjaan yang mereka
inginkan. Diantara tes-tes pusat penilaian yang khas. Para pelamar bisa
meyelesaikan latihan in-basket dan menjalankan permainan manajemen, kelompok
diskusi kepemimpinan, wawancara tiruan, dan simulai-simulasi lainnya.
Kelebihan
pusat penelitian adalah meningkatnya reliabilitas dan validitas informasi yang
diberikan. Riset telah menunjukkan bahwa latihan in-basket –unsur khas dari
pusat penilaian merupakan predictor yang baik dar kinerja manajemen. Validitas
dari latihan tersebut memberikan alternative lain diluar tes tertulis.
Wawancara Kerja
Wawancara
kerja adalah perbincangan berorientasi tujuan dimana pewawancaradan pelamar
saling bertukar informasi. Secara
tradisional, wawancara bukanlah predictor yang valid dari kesuksesan dalam
pekerjaan. Wawancara kerja sangat penting karena para pelamar kerja yang
mencapai tahap ini adalah para unggulan. Mereka telah menjalani wawanara
pendahuluan, mendapati lamaran mereka diperiksa dan memperoleh skor memuaskan
pada tes seleksi. Pada titik ini para kandidat tampak memenuhi syarat, paling
tidak diatas kertas. Namun setiap
manajer berpengalaman mengetahui bahwa penampilan bisa menyesatkan. Informasi tambahan tetap diperlukan untuk
membuktikan kemauan kerja seseorang dan kemampuannya beradaptasi dengan
organisasi tertentu.
a).
Perencanaan Wawancara
perencanaan
wawancara penting untuk wawancara kerja yang efektif. Pertimbangan utamanya
haruslah kecepatan dimana prses tersebu berjalan. Lokasi fisik dari wawancara
haruslah nyaman dan privat demi mendapatkan tingkat gangguan yang minimum.
Pewawancara harus memiliki kepribadian yang menyengkan, empati, dan kemampuan
untuk mendengarkan dan berkomunikasi secara efektif. Ia harus mengenal dengan
baik persyaratan-persyaratan pelamar dengan mempelajari data yang dikumpulkan
dari alat seleksi lainnya.
Sebagai
persiapan wawancara, pewawancara harus menyusun profil pekerjaan berdasarkan
deskripsi/spesifikasi pekerjaan. Setelah merinci persyaratan-persyaratan
pekerjaan, pewawancara perlu memiliki daftar periksa wawancara yang mencangkup
petunjuk-petunjuk berikut ini :
1).
Membandingkan lamaran dan resume pelamar dengan persyaratan-persyaratan
pekerjaan.
2).
Mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan kualitas-kualitas
yang dicari.
3).
Mempersapkan rencana bertahap untuk menyajikan posisi, perubahan divisi, dan
departemen.
4).
Menentukan cara menanyakan contoh-contoh pelamar yang berhubungan dengan
pekerjaan yang lalu.
b). Isi Wawancara
Baik
pewawancara maupun pelamar memiliki agenda-agenda untuk wawancara. Setelah
mejalin keakraban dengan pelamar, pewawancara mencari informasi tambahan yang
berhubungan dengan pekerjaan guna melengkapi data yang didapatkan dari
alat-alat seleksi lainnya. Bidang – bidang lain yang tercakup dalam wawancara
diskusi berikut ini :
1).
Pengalaman kerja
2).
Prestasi akademik
3).
Kerampilan interpersonal
4).
Kualitas pribadi
5).
Kecocokan pribadi
6).
Kecocokan organisasi
c.
Peran dan Harapan Kandidat
Ketika
pewawancara akan memberikan informasi mengenai perusahaan, tetaplah penting
bagi para pelamar untuk menjalankan pekerjaan rumahnya, termasuk memeriksa
perpustakaan dan situs Web perusahaan. Para pelamar harus mempertimbangkan
bagaimana nanti mereka menangani beberapa isu yang dihadapi perusahaan. Mereka
harus mampu menunjukkan bahwa pengalaman mereka bisa membantu isu-isu terkait.
Para
perekrut harus ingat bahwa para terwawancara(pelamar) juga memiliki tujuan
wawancara. Salah satunya mungkin adalah menetukan berapa yang mau dibayarkan
perusahaan sebagai gaji awal. Selain itu para pencari kerja memiliki tujuan
lain yang bisa meliputi hal-hal berikut ini :
1).
Untuk didengar dan dipahami
2).
Untuk mendapatkan peluang untuk menunjukkan kualifikasi mereka
3).
Untuk diperlakukan secara adil dan hormat
4).
Untuk mengumpulkan informasi mengenail pekerjaan dan perusahaan
5).Untuk
membuat keputusan yang tepat berkenaan dengan daya tarik pekerjaan
Jenis-Jenis
Umum Wawancara
Jenis-jenis wawancara terbagi menjadi 3 yaitu
:
a).
Wawancara Tidak Terstruktur (Nondirective)
Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara dima
pewawancara memberkan pertanyaan-pertanyaan terbuka yang bersikap menggali.
b).
Wawancara Terstruktur (Directive Atau Terpola)
Dalam
wawacara terstruktur, pewawancara menanyai setiap pelamar untuk pekerjaan
tertentu serangkaian pertanyaan yang sama terkait dengan pekerjaan. Wawancaa
terstruktur biasanya terdiri dari 4 jenis pekerjaan :
a).
pertanyaan-pertanyaan situsional
b).
pertanyaan-pertanyaan pengetahuan pekerjaan
c).
pertanaan-pertanyaan simulasi sampel pekerjaan
d).
pertanyaan-pertanyaan kewajiban karyawan
c). Wawancara
Keperilakuan
Wawancara keperilakuan
adalah wawancara terstruktur dimana para pelamar diminta mengaitkan
kejadian-kejadian nyata dar masa lalu mereka dengan pekerjaan yang diinginkan.
Metode-Metode
Wawancara
Perusahan
melaksanakan wawancara dalam beberapa cara. Berikut ini adalah diskusi mengenai
metode-metode tersebut yaitu :
a).
Wawancara Satu Lawan Satu
dalam
suatu wawancara kerja yang umum, pelamar bertemu satu lawan satu dengan
pewawancara.
b).
Wawancara Kelompok
dalam
sebuah wawancara kelompok, beberapa pelamar berinteraksi dimana hadir satu
perwakilan perusahaan atau lebih.
c).
Wawancara Dewan
dalam
sebuah wawancara dewan, beberapa perwakilan perusahaan mewawancarai seseorang
pelamar pada saat yang sama.
d).
wawancara banyak pihak
dimana
para pelamar diwawancarai oleh para rekan kerja, bawahan, dan atasan.
e).
Wawancara Stress
wawancara
stress pewawancara justru sengaja menciptakan kegelisahan.
Tinjauan pekerjaan realistis
Tinjauan
pekerjaan realistis , dimana mereka menyampaikan informasi postif maupun
negative kepada pelamar dalam cara yang tidak menyesatkan. Sebelum RJP menyampaikan informasi mengenai tugas-tugas
yang akan dijalankan seseorang dan perilaku yang diperlukan agar orang itu
dapat cocok dengan budaya organisasi. Riset menunjukan bahwa pemberi kerja yang
memberikan RPJ secara rinci mendapatkan dua hasil: lebih sedikit karyawan yang
menerima tawaran pekerjaan, tetapi para pelamar yang menerima penawaran
tersebut lebih kecil kemungkinannya untuk meninggalkan perusahaan. Alasan lain
menggunakan RPJ adalah manfaat yang diterima perusahaan karena mereka menjadi
perusahaan pemberi kerja etis yang maju.
Masalah-Masalah Wawancara
Potensial
1. Pertanyaan
yang Tidak tepat
Meskipun tidak ada pertanyaan yang
melanggar hukum, ada banyak pertanyaan yang jelas-jelas tidak pantas. Ketika
pertanyaan-pertanyaan tersebut diajukan,responnya menimbulkan kewajiban hukum
bagi pemberi kerja. Dalam sejarah SDM, wawancara lebih rentan terhadap gugatan
diskriminasi dibandingkan alat-alat lain yang digunakan dalam proses produksi.
Ada satu aturan sederhana yang berlaku bagi semua wawancara , semua pertanyaan
harus berhubungan dengan pekerjaan. Selain membuang-buang waktu, pertanyaan
yang tidak relevan atau bersifat pribadi berbahaya dan sering kali tidak tepat.
Maka, karena wawancara keprilakuan itu sendiri perlu berisi
pertanyaan-pertanyaan yang terkait dengan pekerjaan, popularitas wawancara
tersebut bisa dimengerti.
2. Penilaian
Prematur
Riset menunjukkan bahwa para pewawancara
sering membuat penilaian mengenai para kandidat dalam beberapa menit pertama
wawancara. Tampaknya para pewawancara tersebut merasa yakin dengan kemampuan
mereka yang unggul dalam “membaca” seorang kandidat. Ketika hal ini terjadi,
sejumlah besar informasi potensial tidak diperhitungkan.
3. Dominasi
Pewawancara
Dalam wawancara yang sukses,informasi
yang relevan harus mengalir dua arah. Kadang-kadang para pewawancara mumulai
wawancara dengan mengatakan kepada para kandidat apa yang mereka cari, dan
kemudian merasa senang mendengar para kandidat membeo dengan mengulang kembali
kata-kata tersebut. Para pewawancara lainnya menikmati berbicara sepanjang
hampir seluruh waktu wawancara guna membangga-banggakan prestasi perusahaan
mereka ataupun mengungkapkan frustasi atas kesulitan-kesulitan yang mereka
hadapi. Dengan demikian, para pewawancara harus belajar juga menjadi pendengar
yang baik selain sebagai pemberi informasi.
4. Membiarkan
Informasi yang Tidak Berhubungan dengan Pekerjaan
Untuk memperoleh informasi yang
dibutuhkan dalam setiap jenis wawancara, pewawawncara harus menciptakan iklim
yang mendorong si pelamar untuk berbicara dengan bebas. Namun, perbincangan
tidak boleh terlalu santai. Walaupun mungkin menyenangkan untuk terlibat
obrolan akrab dengan para kandidat, dalam masyarakat hukum kita hal tersebut
bisa memnjadi sesuatu yang paling berbahaya yang bisa dilakukan pewawancara.
5. Efek
Kontras
Kesalahan dalm penilaian bisa timbul
ketika-sebagai contoh-seorang pewawancara bertemu dengan beberapa pelamar yang
cukup prospektif tapi kurang memenuhi syarat dan kemudian berhadapan dengan
seorang pelamar yang biasa-biasa saja. Jika dibandingkan, pelamar terakhir bisa
lebih memenuhi syarat dibandingkan dirinya yang sesungguhnya.
6. Ketiadaan
Pelatihan
Setiap orang yang telah melakukan
wawancara menyadari bahwa hal tersebut lebih dari sekedar melakukan
perbincangan dengan orang lain. Pewawancara berusaha untuk mendapatkan petunjuk
mengenai cara si pelamar menjawab pertanyaan –pertanyaan yang berhubungan
dengan pekerjaan. Para pewawancara harus di latih untuk memiliki tujuan yang
terkait dengan pekerjaan ketika mengajukan setiap pertanyaan. Kalau kita hitung
betapa besarnya biaya pengambilan keputusan seleksi yang buruk, biaya untuk
melatih karyawan dalam keterampilan wawancara dapat dengan mudah dibenarkan.
7. Komunikasi
Nonverbal
Bahasa tubuh adalah metode komunikasi nonverbal
dimana tindakan-tindakan fisik seperti gerakan, gestur, dan ekspresi wajah
menyampaikan pemikiran dan emosi. Pewawancara berupaya melihat sinyal-sinyal
nonverbal dari si pelamar. Para pelamar juga membaca sinyal-sinyal nonverbal
dari si pewawancara. Dengan demikian, para pewawancara harus melakukan upaya
sadar untuk memandang diri mereka sendiri sebagaimana yang dilakukan para
pelamar untuk menghindari penyampaian sinyal-sinyal nonverbal yang tidak
diinginkan. Riset menunjukkan bahwa 90 % kesan pertama didasarkan pada komunikasi
nonverbal dan hanya 10 % yang didasarkan pada komunikasi verbal.
Menyimpulkan Wawancara
Penyaringan Prakerja : Penyelidikan Latar Belakang
Penyelidikan
latarbelakang yang meliputi perolehan data dari berbagai sumber, termasuk para
pemberi kerja terdahulu, asosiasi-asosiasi bisnis, biro-biro kredit,
lembaga-lembaga pemerintah, institusi-institusi pendidikan, semakin dianggap
penting. Penyelidikan latar belakang yang efektif dan komprehensif biasanya
dilaksanakan oleh pihak ketiga dan meliputi penyelidiki dan verifikasi atas
unsur-unsur berikut ini :
-
Pekerjaan
terdahulu
-
Pendidikan
-
Referensi-referensi
pribadi
-
Riwayat
kriminal
-
Catatan
mengemudi
-
Pengadilan
sipil
-
Riwayat
kompensasi karyawan
-
Riwayat
kredit
-
Nomor
jaminan sosial
Penyaringan
Prakerja : Pemeriksaan Referensi
Pemeriksaan
referensi adalah validasi dari pihak-pihak yang mengenal pelamar yang
memberikan petunjuk tambahan bagi informasi yang disampaikan oleh pelamar dan
mengizinkan verifikasi atas ketepatannya.
Penerimaan Karyawan secara Ceroboh
Penerimaan
karyawan secara ceroboh adalah masalah yang ditimbulkan pemberi kerja ketika
pemberi kerja tersebut gagal melaksanakan penyelidikan yang layak atas latar
belakang seorang pelamar dan kemudian menempatkan orang dengan potensi
berbahaya pada sebuah posisi dimana ia bisa menyebabkan kerugian.
Referensi yang Ceroboh
Referensi yang
ceroboh adalah masalah yang bisa ditimbulkan para pemberi kerja terdahulu
ketika mereka gagal memberikan peringatan mengenai potensi bahayadari mantan
karyawannya.
Keputusan Seleksi
Pilihan final
diambil dari para calon yang tetap bertahan setelah pemeriksaan referensi, tes
seleksi, penyelidikan latar belakang, dan informasi wawancara selesai dinilai.
Biasanya, orang yang terseleksi memiliki kualifikasi-kualifikasi yang paling
dekat kecocokannya dengan persyaratan-persyaratan posisi lowongan dan
organisasi. Orang yang biasanya melakukan seleksi final adalah manajer yang
akan bertanggung jawab atas kinerja karyawan baru yang bersangkutan, khususnya
pada posisi-posisi level atas. Dalam membuat keputusan tersebut, manajer akan
menilai hasil dari metode-metode seleksi yang digunakan.
Pemeriksaan Kesehatan
Americans with Disabilities
Act (ADA) tidak melarang pemeriksaan kesehatan prakerja. ADA secara eksplisit
menyatakan bahwa semua pemeriksaan harus memiliki relevansi langsung dengan
persyaratan-persyaratan pekerjaan dan perusahaan tidak dapat meminta
dilakukannya pemeriksaan kesehatan sampai sipelamar menyatakan menerima
penawaran kerja. Tujuan dasar dari pemeriksaan kesehatan adalah untuk
mengetahui kemampuan fisik pelamar dalam menjalankan pekerjaan.
Pengumuman Kandidat
Manajemen harus
mengumumkan kandidat-kandidat yang berhasil maupun yang gagal berdasarkan
keputusan seleksi sesegera mungkin. Apabila terjadi penundaan akan
mengakibatkan perusahaan kehilangan kandidat terbaik karena para calon karyawan
terbaik seringkali memiliki banyak pilihan kerja lainnya.
Ukuran untuk Mengevaluasi Efektivitas
Perekrutan/Seleksi
Ukuran yang
tersedia untuk menilai efisiensi SDM berjumlah banyak dan kita bisa membuat
sekumpulan ukuran yang komprehensif untuk mengevaluasi unsur-unsur proses
perekrutan dan seleksi. Masalah mendasar yang terkait dengan pencocokkan
sumber-sumber dengan metode-metode perekrutanadalah evaluasi efektifitas biaya
dari setiap sumber dan metode perekrutan.
Biaya Perekrutan
Dalam menentukan
biaya perekrutan per karyawan yang dipekerjakan (cost per hire), ongkos perekrutan
total harus dikalkulasi terlebih dahulu. Berikutnya, biaya per karyawan yang
dipekerjakan bisa ditentukan dengan membagi ongkos perekrutan dengan jumlah
calon karyawan yang dipekerjakan. Perusahaan mungkin perlu menggunakan patokan
biaya per karyawan yang dipekerjakan untuk dibandingkan dengan biaya
spesifikasi perusahaan.
Tingkat Seleksi
Jumlah pelamar
yang dipekerjakan dari sekelompok kandidat yang ada, jika dinyatakan dalam
persentase disebut tingkat seleksi (selection rate). Tingkat seleksi
dipengaruhi oleh kondisi perekonomian. Disamping itu, validitas proses seleksi
akan mempengaruhi tingkat seleksi.
Tingkat Penerimaan
Tingkat
penerimaan (acceptance rate) adalah persentase dari pelamar yang telah ditawari
pekerjaan dan menerima tawaran tersebut.
Tingkat Kelolosan
Tingkat
kelolosan (yield rate) adalah persentase pelamar dari sumber dan metode
tertentu yang lolos ke tahap berikutnya dari suatu proses seleksi.
Biaya / Manfaat Sumber dan Metode Perekrutan
Setiap
organisasi harus memelihara dokumen-dokumen karyawan dan melakukan risetnya
sendiri untuk menentukan sumber-sumber dan metode-metode perekrutan yang paling
sesuai dalam berbagai keadaan. Pada setiap metode ada biaya yang melekat, namun
pada setiap metode semestinya ada juga manfaat yang melekat. Efektivitas setiap
sumber dan metode perekrutan bisa ditentukan. Perusahaan memiliki informasi
mengenai orang-orang dengan kriteria-kriteria seperti penilaiankinerja,
turnover, riwayat keamanan, biaya untuk melatih, dan masa kerja. Model-model matematis
bisa dikembangkan untuk mengidentifikasi sumber-sumber dan metode perekrutan
yang menghasilkan para pelamar yang terbaik dalam aspek kualitas maupun
kuantitas.
Waktu yang Dibutuhkan untuk Merekrut Karyawan
Waktu yang
dibutuhkan untuk mengisi lowongan bersifat penting karena beberapa alasan. Jika
posisi tidak terisi, posisi yang lain harus mengisi kekosongan tersebut, kalau
tidak produksi akan menurun. Disamping itu, semakin lama waktu yang dibutuhkan
untuk mengisi posisi, semakin besar kemungkinan para kandidat yang diinginkan
hilang dari pasar tenaga kerja. Jika proses tersebut merambat terlalu lama,
para kandidat terbaik akan bekerja untuk pemberi kerja yang lain yang lebih
efisiensi.