FUNGSI
PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN PERUSAHAAN
A.
Konsep Dasar Perencanaan dalam Manajemen
1. Pengertian
Perencanaan ( Planing )
-
Menurut Robbin dan Coulter mengidentifikasikan
perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan
organisasi, menentukan strategy untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut
secara menyeluruh serta merumuskan system pereencanaan yang menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga
tercapainya tujuan organisasi
-
Pengertian perencanaan ini dari tiga hal
yaitu dari sisi proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan.
-
Dari sisi proses fungsi, perencanaan
adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan
bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.
-
Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan
adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk
menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi
-
Dari sisi pengambilan keputusan,
perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang
atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakuakan, bagaimana
melakukannya, bila mana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang
diambil belum tentu sesuai,hinnga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan
dikemudian hari
-
Georgen
R Terry menyatakna bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan tiu baik
atau tidak dapat dijawab dengan pertanyaan dasr what, why, where, when, who,
dan how
2. Fungsi
dari perencanaan
a) Perencanaan
sebagai minimalisasi ketidakpastian
Perubahan seringkali sesuai dengan apa
yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula malah di luar pekiraan
kita, shingga menimbulkan ketidakpastian. Dengan adanya perencanaan, diharapkan
ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat
diantisipasi jauh-jauh hari.
b) Perencanaan
sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya
Jika perencanaan dilakukan dengan baik,
maka jumlah sumberdaya yang diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaanya, dan
untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan
dijalankan
c) Perencanaan
sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas
Dalam perencanaan, perusahaan menentukan
tujuan dan rencana- rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan,
perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi
dilapangan, memandingkan secara standar mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan
yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk
memperbaiki kinerja perusahaan.
3. Persyaratan
perencanaan ( Planing Requitment )
a) Factual
atau realistis (sesuai fakta dan wajar )
b) Logis
dan rasional ( secara logika dan masuk akal)
c) Fleksibel
(beradaptasi dengan masa yang akan datang)
d) Komitmen
( tetap pada pendirian )
e) Komprehensif
( menyeluruh dan mengakomodasiaspek-aspek yang terkait)
B.
Melakukan Perencanaan ( Planing Process
)
1. Peran
tujuan ( goals ) dan rencana ( plan ) dalam proses perencanaan
a) Pengertian
tujuan (goals ) dan rencana (plan )
-
Tujuan ( goals) adalah hasil akhir yang
diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi.
-
Rencana ( plans ) adalah segala bentuk
konsep dan dokumentasi yang mengambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan
bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses
pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.
b) Beberapa
jenis tujuan (type of goals )
-
Dari sisi jumlah tujuan yang ingin
dicapai,yaitu : tujuan tunggal ( single goals ) dan tujuan yang banyak (
multiple goals ).
-
Dari sisi kejelasan tujuan, yaitu tujauan
yang dinyatakan ( stated goals ) tujuan aktuala/nyata ( real goals )
-
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian
tujuan yaitu:
·
Tujuan strategis (strategic goals) yaitu
tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam waktu yang relative lama (3-5
tahun).
·
Tujuan taktis ( tactical goals ) yaitu
tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka waktu menengah, relative
lebih singkat dari tujuan strategis (1-3 tahun).
·
Tujuan operasional ( operational goals )
yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan (6
bulan- 1 tahun).
c) Beberapa
jenis rencana ( type of plans )
-
Dari segi keluasan waktu,yaitu :
·
Rencana strategis atau jangka panjang (
strategic plans or long-term plans ) yaitu rencana yang akan dijalankan oleh
seluruh komponen dalam organisasi atau perusahaan, dan dibuat dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan ( strategic goals or
organization objectives )
·
Rencana taktis atau jangka menengah (
tactical plans or mid-term plans ) yaitu rencana yang dijalankan untuk mencapai
tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang.
·
Rencana operasional atau jangka pendek
(operational plans or short-terms plans ) yaitu rencana yang dijalankan untuk
mencapai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan mencapai tujuan jangka
menengah.
-
Dari segi kejelasan,yaitu :
·
Rencana spesifik ( specific plans )
adalah rencana yang rumusannya sudah jelas dan tidak memerlukan interpretasi
·
Rencana directif ( direction plans )
adalah rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu , akan tetapi
pada pencapaiannya memberikan keleluasan atau fleksibelitas untuk
pencapaiannya.
-
Dari segi frekuensi penggunaannya,yaitu
:
·
Rencana sekali pakai (single-use plan ),
seperti rencana kepanitiaan, seminar, loka karya,dll
·
Rencana secara terus menerus ( standing
plans ), seperti kebijakan, prosedur, atau aturan kerja lain.
d) Beberapa
pendekatan dalam penerapan tujuan
-
Pendekatan tradisional ( traditional
goal setting ), menjelaskan bahwa perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh
manajer tingkat puncak ( top level of management ) untuk kemudian tujuan itu
diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer di tingkat bawahnya secara
spesifik. Oleh Robbins (2002) “mean-ends chain”
-
Pendekatan MBO ( Management by
Objectives ), penentuna tujuan secara spesifik dirumuskan bersama antara
pimpinan dan bawahan, dengan asumsi bahwa seringkali bawahan yang berada di
lapangan lebih memahami apa yang semestinya dicapai daripada apa yang dipahami
oleh atasan.
e) Lebih
jauh mengenai MBO
Dikenalkan oleh peter F Drucker pada
akhir tahu n 1950-an
|
|
|
 |
Dan
Bawahan
Oleh : Schermerhorn (2002)
f) Kekuatan
dan kelemahan MBO
|
Kekuatan
|
Kelemahan
|
|
·
MBO melakukan integrasi fungsi
perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu system rasional dalam manajemen
·
MBO mendorong organisasi untuk menentukan
tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen
·
MBO memfokuskan pada hasil akhir
dari pada niat baik maupun faktor personal
·
MBO mendorong adanya manajemen
diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan
manajemen dalam penentuan tujuan
|
·
MBO dianggap terlalu
menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu
·
MBO akan secara cepat ditolak
oleh amanjer yang memiliki gaya otoriter (yang bisa saja disebabkan karena
orang-orang yag bertipe X dari MCGregor) dan oleh mereka yang menerapkan
birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat
·
MBO memerlukan banyak waktu dan
usaha dalam implementasinya
·
MBO dapat menjadi tantangan bagi
manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik
|
2. Beberapa
alat bantu bagi perencanaan
a) Perencanaan
dengan flow chart
b) Penjadwalan
melalui gantt chart
c) Perencanaan
dengan jaringan PERT ( PERT Network )
C.
Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan
1. Pengertian
masalah dan pengambilan keputusan
a) Masalah
dan gejala
Masalah adalah penyimpangan atau
ketidaksesuaian dari apa yang semestinya terjadi atau tercapai
Gejala adlah tanda-tanda akan terjadinya
masalah
b) Proses
penyelesaian masalah
Keputusan yang diambil secara tepat dan
tidak memberikan dampak resiko yang merugikan di masa mendatang
c) Memahami
keputusan
Keputusan yang tepat pada dasarnya
adalah keputusan yang bersifat rasional, sesuai dengan nurani, dan didukung
oleh fakta-fakta yang akurat, sehingga apat dipertanggungjawabkan
2. Pengambilan
keputusan
a) Faktor
lingkungan dan pengambilan keputusan
-
Pengambilan keputusan disaat yang pasti
-
Pengambilan keputusan disaat yang tidak
pasti
-
Pengambilan keputusan pada keadaan yang
mengandung resiko
b) Proses
pengambilan keputusan
-
Investigasi situasi
-
Penentuan alternative tertentu
-
Penilaian alternative
-
Implementasi dan pengawasan
3. Keterbatasan
dalam pengambilan keputusan
a) Kesalahan
umum dan pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan terlalu melakukan
generalisasi atas sesuatu yang dihadapi, atau mungkin juga disebabkan oleh
faktor emosi yang terlibat, dan sebagainya.
b) Keterbatasan
rasionalitas
-
Sumber daya yang terbatas
-
Kelebihan informasi
-
Keterbatasan ingatan
-
Masalah keahlian
c) Faktor
lingkungan yang beresiko
4. Memperbaiki
keputusan
a) Penggunaan
aturan terhadap alternative keputusan
-
Criteria prioritas
-
Criteria minimum
b) Pengujian
terhadap berbagai alternative keputusan
Melakukan simulasi atau scenario dari alternative-alternatif
yang mungkin dilakukan
c) Pengambilan
keputusan secara berkrlompok
-
Tehnik curah ide ( brainstorming )
Teknik ini dilakukan untuk memperoleh
ide sebanyak-banyaknya dari berbagai pihak agar alternative keputusan semakin
banyak
-
Teknik kelompok minimal ( nominal group
technique )
Teknik ini dilakukan dengan jalan bahwa
setiap individu diminta untuk menilai terlebih dahulu secara individual, lalu
dikemukakan dalam kelompok untuk didiskusikan, dan keputusan diambil
berdasarkan suara terbnayak yang diambil melalui pilihan secara tertutup dan
rahasia
-
Teknik Delphi ( Delphi Technique )
Teknik ini hamper mirip dengan teknik kelompok
minimal. Perbedaannya adalah anggota dari kelompok adalah orang-orang yang
secara keahliannya telah ditentukan. Keputusan juga tidak berdasarkan suara aka
tetapi diskusi atas setiap alternative hingga diperoleh alternative terbaik.
Daftar pustaka
Ernie Trisnawati
Sule,2010, Pengantar Manajemen,cetakan ke -5. PT Kencana Media Group,
Jakarta
0 comments:
Posting Komentar